Ein Interessent besichtigt am Samstag mit Ihnen eine Wohnung, findet den Preis zu hoch und kauft sie drei Monate später direkt beim Eigentümer. Ob Sie Ihre Provision sehen, hängt dann an einem Blatt, das im Treppenhaus unterschrieben wurde, und an dem, was davor vereinbart war.
Der Besichtigungsnachweis ist ein Dokument, das fast jedes Maklerbüro unterschreiben lässt und das nur wenige mit den Augen eines Richters lesen. Er belegt eine Besichtigung; einen Maklervertrag ersetzt er nicht. Dieser Ratgeber zeigt, was er tatsächlich absichert, was hineingehört und wie er zum ersten Schritt Ihrer Nachfassung bei Kaufinteressenten wird, statt zur bloßen Formalität.
Das erfahren Sie in diesem Ratgeber:
- Was der Besichtigungsnachweis für die Maklerprovision beweist und was nicht
- Die Angaben eines vollständigen Besichtigungsnachweises, mit kommentiertem Muster
- Warum Ihre Provision im Maklervertrag und im Alleinauftrag gesichert wird, nicht im Nachweis
- Welche Daten Sie nach DSGVO und Geldwäschegesetz bei der Besichtigung erheben dürfen
- Wie der Nachweis Ihren Bericht an den Verkäufer und das Nachfassen beim Käufer speist
Besichtigungsnachweis: Definition und Zweck
Der Besichtigungsnachweis ist ein datiertes und unterschriebenes Dokument, in dem ein Interessent bestätigt, ein bestimmtes Objekt über einen bestimmten Makler besichtigt zu haben. Er wird meist unmittelbar vor dem Betreten der Immobilie ausgefüllt, auf Papier in zwei Exemplaren oder auf dem Smartphone.
Er erfüllt drei Aufgaben, von der bekanntesten zur am häufigsten vergessenen:
- Den Nachweis belegen. Nach § 652 BGB verdient der Makler seine Provision, wenn der Kaufvertrag infolge seines Nachweises oder seiner Vermittlung zustande kommt. Der Besichtigungsnachweis dokumentiert, dass und wann der Interessent das Objekt über den Makler kennengelernt hat.
- Vorkenntnis klären. Kannte der Interessent das Objekt schon, etwa über einen anderen Makler oder eine Privatanzeige, fehlt es am ursächlichen Nachweis. Wer diese Frage schon bei der Besichtigung schriftlich stellt, erspart sich spätere Diskussionen.
- Die Interessentenkartei eröffnen. Name, Kontakt, Suchkriterien, Eindruck nach der Besichtigung: Der Nachweis ist oft der erste Eintrag zu einem Käufer, mit dem Sie noch Monate arbeiten.
Die dritte Aufgabe bringt im Alltag am meisten, und über sie wird am wenigsten gesprochen.
Ist ein Besichtigungsnachweis rechtlich bindend?
Er ist ein Beweismittel, kein Provisionsvertrag. Genau an dieser Unterscheidung hängt alles, und viele Muster aus dem Internet verwischen sie, indem sie dem Nachweis Zahlungspflichten aufladen, die er nicht tragen kann.
Was der Besichtigungsnachweis nicht kann
Ein Provisionsanspruch setzt einen wirksamen Maklervertrag voraus. Für den Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses schreibt § 656a BGB seit dem 23. Dezember 2020 die Textform vor; eine E-Mail genügt, eine bloße Besichtigung nicht. Und wer für beide Seiten tätig wird, kann nach § 656c BGB von Käufer und Verkäufer nur gleich hohe Provisionen verlangen.
Ein Besichtigungsnachweis kann diese Anforderungen nur dann erfüllen, wenn er selbst ausdrücklich und klar einen Maklervertrag mit Provisionsvereinbarung enthält, die der Interessent bewusst annimmt, und zwar bevor die Maklerleistung erbracht ist. Ein kleingedruckter Satz am Ende des Formulars ist dafür ein schwaches Fundament. Sauberer ist es, den Maklervertrag vorher zu schließen, etwa mit der Exposé-Anfrage, und den Nachweis bei der Besichtigung nur noch als Beleg zu nutzen.
Was er beweist und wann er zählt
Kommt es später zum Streit, muss der Makler darlegen, dass der Kauf auf seinem Nachweis beruht. Der Besichtigungsnachweis ist dafür das zentrale Beweisstück: Er zeigt, dass der Käufer das konkrete Objekt an einem bestimmten Tag über den Makler kennengelernt hat, und mit der Frage nach der Vorkenntnis auch, dass er es vorher nicht kannte.
Seine Beweiskraft hängt daran, was um ihn herum dokumentiert ist: ein Maklervertrag in Textform, Exposé-Versand, Telefonnotizen, Angebote. Ein einzelnes Blatt ohne diesen Zusammenhang überzeugt wenig.
Ist der Besichtigungsnachweis Pflicht?
Kein Gesetz schreibt ihn vor, weder dem Makler noch dem Interessenten. Der Interessent kann die Unterschrift verweigern, der Makler kann die Besichtigung dann ablehnen. Das kommt selten vor, und es sagt meist etwas über die Absichten des Interessenten.
Was wirklich zählt, steht in den Verträgen davor. Auf der Käuferseite ist das der Maklervertrag in Textform. Auf der Verkäuferseite ist es der Maklerauftrag: Beim einfachen Alleinauftrag darf der Eigentümer keinen weiteren Makler beauftragen, aber selbst verkaufen; erst ein qualifizierter Alleinauftrag kann auch Eigengeschäfte einschränken, und er muss dafür individuell ausgehandelt werden. Der beste Besichtigungsnachweis ersetzt keine dieser Vereinbarungen.
Daraus folgt eine einfache Arbeitsregel: Der Besichtigungsnachweis sichert Ihre Provision genau so weit, wie Ihre Verträge sauber formuliert sind. Das ist eines der Argumente, die Sie bei der Akquise eines Alleinauftrags erklären sollten, ebenso wie den Vermarktungsplan. Wie das im Termin gelingt, zeigen wir in Grundriss als Argument für den Alleinauftrag.
Was gehört in einen Besichtigungsnachweis?
Ein wirksamer Besichtigungsnachweis ist kurz. Er muss Objekt, Interessent und Datum eindeutig festhalten; alles Weitere verwässert seine Beweiskraft oder bringt Klauseln ins Spiel, die einer AGB-Kontrolle nicht standhalten.
Die unverzichtbaren Angaben
- Das Maklerbüro: Firma, Anschrift, Erlaubnis nach § 34c GewO, Name des Maklers, der die Besichtigung durchführt.
- Das Objekt: vollständige Anschrift, Etage und Wohnungsnummer, Objektnummer aus Exposé und Inserat. Eine vage Angabe („Wohnung in der Hauptstraße“) ist die erste Schwachstelle, die vor Gericht auffällt.
- Die Interessenten: Vor- und Nachname sowie Kontakt jeder anwesenden Person. Besichtigt ein Paar, unterschreiben beide.
- Datum und Uhrzeit der Besichtigung.
- Die Erklärung zur Vorkenntnis: Der Interessent bestätigt, das Objekt über den Makler kennengelernt zu haben, oder gibt an, woher er es schon kannte.
- Der Verweis auf den Maklervertrag: mit Datum und Provisionshöhe, sofern ein Vertrag mit dem Interessenten besteht.
- Die Datenschutzhinweise und die Unterschrift.
Kommentiertes Muster eines Besichtigungsnachweises
| Angabe | Beispielformulierung | Warum |
|---|---|---|
| Besichtigtes Objekt | „3-Zimmer-Wohnung, 4. OG links, Musterstraße 18, 10115 Berlin — Objekt-Nr. 2026-145“ | Nachweis, Exposé und Kaufvertrag müssen sich eindeutig zuordnen lassen |
| Interessenten | „Frau A. B. und Herr C. D.“ | Jeder mögliche Käufer unterschreibt; eine später gegründete Erwerbergesellschaft bleibt zuordenbar |
| Vorkenntnis | „Das Objekt war mir vor dem Hinweis des Maklers nicht bekannt“ / „bekannt seit … über …“ | Klärt die Kausalität, bevor sie streitig wird |
| Maklervertrag | „Es gilt der Maklervertrag vom 28.10.2026 (Provision 3,57 % inkl. MwSt.)“ | Verweist auf die eigentliche Grundlage, statt sie zu ersetzen |
| Eindruck nach der Besichtigung | „Gefällt / Bedenken / Budget“ (freiwillig) | Grundlage für Verkäuferbericht und Nachfassen |
| Datenschutz | „Ihre Daten dienen der Betreuung Ihrer Suche, Speicherdauer gemäß unserer Datenschutzerklärung“ | DSGVO-Information |
Was im Muster fehlt, ist ebenso wichtig: keine versteckte Provisionsklausel, keine pauschale Vertragsstrafe, keine Ausweiskopie. Genau diese Zusätze sind es, die Gerichte kassieren oder die Datenschutzaufsicht beanstandet.
Die Provisionsvereinbarung: wohin sie gehört
Die Provision gegenüber dem Käufer gehört in den Maklervertrag, in Textform, mit Provisionshöhe und Hinweis auf die Halbteilung, wenn Sie für beide Seiten tätig sind. Gegenüber dem Verkäufer gehört sie in den Maklerauftrag. Der Besichtigungsnachweis verweist auf beide und belegt, dass Ihre Leistung tatsächlich erbracht wurde.
Datenschutz und Geldwäschegesetz: Was Sie erheben dürfen
Der Besichtigungsnachweis erfasst personenbezogene Daten, die DSGVO gilt also. Drei Regeln reichen, um auf der sicheren Seite zu bleiben.
Erheben Sie nur das Nötige. Name, Telefon, E-Mail, Besichtigungsdatum: Das genügt, um die Besichtigung zu belegen und den Interessenten wieder zu kontaktieren. Eine Ausweiskopie ist dafür nicht erforderlich. Auch das Geldwäschegesetz verlangt sie bei der Besichtigung noch nicht: Nach den Hinweisen der Regierung von Mittelfranken setzt die Identifizierungspflicht des Maklers ein, sobald der Vertragspartner ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Dann allerdings vollständig und dokumentiert.
Informieren Sie den Interessenten. Eine Zeile auf dem Nachweis genügt: Verantwortlicher, Zweck, Speicherdauer und wie er seine Rechte ausübt (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch), mit Verweis auf Ihre Datenschutzerklärung.
Legen Sie eine Speicherdauer fest. Die DSGVO nennt für Kaufinteressenten keine feste Zahl: Bestimmen Sie eine angemessene Frist, halten Sie sie in Ihrer Datenschutzerklärung fest und löschen Sie danach. Den Nachweis als Beweisstück dürfen Sie aufbewahren, solange ein Streit um die Provision möglich ist.
Papier oder digital?
Beides ist möglich. Für den Maklervertrag beim Wohnungs- oder Hauskauf verlangt das Gesetz Textform, nicht Schriftform: Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger genügt (§ 126b BGB). Auch für den Besichtigungsnachweis selbst ist eine digitale Unterschrift auf dem Smartphone, mit Zeitstempel und per E-Mail an den Interessenten geschickt, ein brauchbares Beweismittel.
Das digitale Format hat zwei handfeste Vorteile. Die Uhrzeit der Unterschrift wird gespeichert, was das Datum schwer angreifbar macht. Und der Nachweis landet direkt in der Interessentenakte, ohne Abtippen am Montagmorgen.
Was sich nicht ändert: Lassen Sie vor dem Betreten unterschreiben. Ein Nachweis, der nachträglich oder abends aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, verliert fast seinen ganzen Wert.
Nach der Besichtigung: vom Nachweis zum Nachfassen beim Käufer
Ein Besichtigungsnachweis, der im Ordner verschwindet, hat nur eines geleistet: Er sichert Sie im Streitfall ab. Richtig genutzt, hilft er auch beim Verkaufen.
Der Bericht an den Verkäufer
Der Eigentümer will wissen, was bei seiner Immobilie passiert, und wer regelmäßig berichtet, behält den Auftrag. Die Besichtigungsnachweise sind das Rohmaterial dafür: Zahl der Besichtigungen, Profil der Interessenten, wiederkehrende Einwände. Ein Verkäufer, der „4 Besichtigungen, 3 Anmerkungen zum Bad, 2 zum Preis“ liest, passt den Preis oder eine Kleinigkeit deutlich eher an als einer, dem man sagt: „Es tut sich wenig.“
Es ist auch der Moment, über das Inserat zu sprechen. Wenn Interessenten vor Ort ein helleres Wohnzimmer vorfinden als auf den Fotos, müssen die Fotos neu gemacht werden. Unser Ratgeber zur Immobilienfotografie zeigt, wie das mit natürlichem Licht gelingt.
Das Nachfassen beim Käufer
Am Abend nach der Besichtigung vergleicht der Käufer. Er erinnert sich an eine Küche, einen Balkon, selten an die Abfolge der Räume. Genau dann lohnt es sich, ihm die Immobilie in einer Form zurückzuschicken, die er allein durchgehen oder dem Partner zeigen kann: den 2D-Grundriss, die 3D-Ansicht und die Fotos.
Der Grundriss, am Abend der Besichtigung an den Käufer geschickt: Er findet die Abfolge der Räume wieder, die er gerade gesehen hat
Der 3D-Grundriss von IACrea beantwortet genau diese Frage: wie Sie bei Kaufinteressenten nachfassen, ohne sich auf ein „Und, wie hat es Ihnen gefallen?“ zu beschränken. Der interaktive Grundriss geht weiter und legt die Fotos des Inserats Raum für Raum auf den Grundriss, geteilt über einen einfachen Link. Und wenn Sie den Grundriss nutzen, um die angegebene Wohnfläche zu prüfen, erklärt unser Artikel zu Wohnfläche und Grundriss im Exposé, worauf es ankommt.
Die Interessentenkartei
Jeder Besichtigungsnachweis ist schließlich ein qualifizierter Kontakt: jemand, der in Ihrer Region sucht, mit einem Budget. Wer diese Wohnung nicht gekauft hat, kauft vielleicht die nächste oder muss seine eigene verkaufen. Sortieren Sie die Nachweise nach Suchkriterien und melden Sie sich bei jedem passenden neuen Auftrag. Unser Ratgeber zur Leadgenerierung für Makler mit KI zeigt, wie sich diese Kartei mit eingehenden Anfragen verbindet, und die Immobilien-Leadgenerierung von IACrea liefert Verkäufer und Käufer aus Ihrer Region dazu.
Fehler, die einen Besichtigungsnachweis schwächen
In veröffentlichten Urteilen wie in den kursierenden Mustern tauchen immer dieselben Fehler auf:
| Fehler | Folge | Abhilfe |
|---|---|---|
| Ungenaue Objektangabe | Nachweis lässt sich dem Kaufvertrag nicht zuordnen | Vollständige Anschrift, Etage, Wohnungs- und Objektnummer |
| Nur ein Partner unterschreibt | Der andere kauft allein oder über eine Gesellschaft | Jeder Interessent unterschreibt |
| Provisionsklausel im Kleingedruckten | Kein wirksamer Maklervertrag, Ärger mit dem Kunden | Maklervertrag in Textform vor der Leistung |
| Keine Frage zur Vorkenntnis | Kausalität im Streitfall offen | Vorkenntnis ausdrücklich abfragen |
| Nachweis nach der Besichtigung unterschrieben | Datum angreifbar | Unterschrift vor dem Betreten, mit Zeitstempel |
| Nachweis abgeheftet und vergessen | Kein Nachfassen, kein Verkäuferbericht | Digitaler Nachweis noch am selben Tag in der Interessentenakte |
Dieselbe Logik gilt auf der Verkäuferseite: Ein Eigentümer, den eine solide Immobilien-Werteinschätzung überzeugt hat, unterschreibt einen sauberen Maklerauftrag eher.
FAQ
Ist ein Besichtigungsnachweis rechtlich bindend? Er ist ein Beweismittel, kein Vertrag über die Provision. Er belegt, dass der Makler einem bestimmten Interessenten an einem bestimmten Tag ein bestimmtes Objekt gezeigt hat. Einen Provisionsanspruch gegen den Käufer begründet er allein nicht: Dafür braucht es einen Maklervertrag, beim Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses in Textform.
Muss ich als Kaufinteressent einen Besichtigungsnachweis unterschreiben? Nein, kein Gesetz schreibt ihn vor. Der Makler darf die Besichtigung dann allerdings ablehnen. In der Praxis verlangen ihn fast alle Maklerbüros, weil er das erste Beweisstück ist, wenn Käufer und Verkäufer später ohne den Makler abschließen.
Wie lange gilt ein Besichtigungsnachweis? Ein Besichtigungsnachweis läuft nicht ab: Er belegt eine datierte Tatsache. Entscheidend ist, ob der spätere Kauf noch auf dem Nachweis oder der Vermittlung des Maklers beruht. Liegt zwischen Besichtigung und Kauf eine lange Zeit oder hat der Käufer das Objekt anders kennengelernt, wird dieser Zusammenhang schwerer zu belegen.
Was bedeutet Vorkenntnis beim Besichtigungsnachweis? Kannte der Interessent das Objekt schon vor dem Hinweis des Maklers, etwa über einen anderen Makler oder eine Privatanzeige, fehlt es am ursächlichen Nachweis. Deshalb fragt ein guter Besichtigungsnachweis ausdrücklich ab, ob das Objekt bereits bekannt war.
Was passiert, wenn der Interessent nach der Besichtigung direkt beim Eigentümer kauft? Der Besichtigungsnachweis allein verpflichtet ihn nicht zur Zahlung. Hat er mit dem Makler einen wirksamen Maklervertrag in Textform geschlossen und beruht der Kauf auf dessen Nachweis, kann die Provision trotzdem geschuldet sein. Der Besichtigungsnachweis beweist dann, dass er das Objekt über den Makler kennengelernt hat.
Fazit
Der Besichtigungsnachweis begründet keine Provision: Er beweist eine Besichtigung, und dieser Beweis trägt nur so weit wie der Maklervertrag dahinter. Halten Sie ihn kurz, lassen Sie jeden Interessenten vor dem Betreten unterschreiben und fragen Sie die Vorkenntnis ab. Nutzen Sie ihn dann für das, was er am besten kann: den Bericht an den Verkäufer und das Nachfassen beim Käufer. Damit dieses Nachfassen noch am selben Abend mit dem Grundriss rausgeht, entdecken Sie den 3D-Grundriss von IACrea.
Über die Autorin
Mitgründerin & CEO von IACrea
Pauline Clavelloux ist Mitgründerin und CEO von IACrea. Im täglichen Austausch mit Maklerbüros und Immobilienmaklern kennt sie deren Herausforderungen bei Sichtbarkeit, Marketing und Lead-Generierung. Im Blog teilt sie konkrete Strategien zu Immobilienmarketing, Social Media und Akquise im KI-Zeitalter.
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